どんな仕事にも知的作業とルーティン作業があります。
業種や担当業務によってその割合は違います。
企画立案や、お客様向けの提供価値向上、そしてその
具体的サービスを考えたりなどの仕事が知的作業だとすると、
経理処理や顧客リストの作成、備品の発注などが
ルーティン作業であるとされています。
一般的には管理系の部署にはルーティン作業が多く、
企画系の部署では知的作業が多いのかもしれません。
個人でやっている私などはネットワークで作業しているもの
以外は全部自分やるわけですが、その割合は月末とそれ以外
で違ってきます。
ビジネスをやっている以上、収益獲得が最優先課題。
もちろん知的作業とルーティン作業、両方あるから
収益に結びつくのです。
しかし、
ルーティン作業への投資よりも知的作業への投資の方が
収益に結びつきやすいですよね。
この場合の投資とは単に直接キャッシュを使うことだけでなく、
人員配置やその人員がかける時間やエネルギーのことです。
だとすると、ルーティン作業をできだけ効率化して
投資効率を高める必要があります。
我々のようなスモールビジネスがそれをどのようにやるべきか
について考えてみました。
ルーティン作業を省力化・効率化するには
以下の３つが考えられます。
１ 意識を変える
２ マニュアルを作ってはいけない。しかし・・・
３ グーグルドキュメントなど既存フォーマットを使う
４ タイマーを活用する
１ 意識を変える
我々のようなスモールビジネスは大企業以上に
ルーティン作業の効率化に真剣になるべきです。
何故なら、ほぼ全てのことを自分一人でやっている
スモールビジネスにとって、どんな作業に時間を振り分ける
かは収益全体に大きな影響を及ぼすからです。
なので作業時間の配分は死活問題と考えるべき。
そんな中で、直接収益をもたらすわけではないルーティン作業に
費やす時間を減らす。そして、その時間を収益を産む
知的作業にあてる。このような意識を常に持っていること。
これが重要であり、基本中の基本です。
２ マニュアルを作ってはいけない。しかし・・・
最終的にマニュアルが出来てしまう。
そんな作業の仕方をすることです。
まず気をつけなければいけないのは大企業や中小企業のように
「マニュアル」を作るための作業をしてはいけないということ。
何度も言うように、スモールビジネスでは基本あなた一人で
なんでもやっています。
マニュアル作成に時間を当てるなら知的作業に時間を振り当て
収益を生むことを考えるべき。このことは１のポイントで言った
通りです。
しかし、四半期や1年に一回やらなければいけないルーティン作業を
その都度「どうやるんだっけ」「この帳票どこにあるんだっけ」と
なるのも時間の無駄。
なので、日々のルーティン作業の結果、マニュアルができてしまう
ような作業の仕方を取り入れるのが理想的です。
マニュアルは、あれば自分の備忘録にも使えますし、
将来社員を雇った時や繁忙期にアルバイトを雇う時、
その教育ツールとしても役に立つはずです。
ポイントは作業する度に「やったこと」をメモすること。
- 月々の支払い費目→エクセルに入力
- 四半期に一度エクセルを会計事務所に転送
- 連絡先の追加
- タスクリストの作成
- クライアントとの会話のポイント
- 週間「反省点」
- 月間「反省点」
などです。
つまり「やったことリスト」です。
この多くは定期的にやらなければならないこと。
つまり、マニュアルとして残しておく価値のあることです。
なので備忘録にもなる「やったことリスト」をつくることで
振り返るとマニュアルになっているという活動を日々取り入れることを
お勧めします。
３ グーグルドキュメントなど既存フォーマットを使う
マニュアルでもなんでも、自分でオリジナルのフォーマットを
作ろうなんて考えてはいけません。
既存のもの、しかもシェアできるものを使ってください。
グーグルドキュメントでも Evernote でも何でもいいのです。
４ タイマーを活用する
1日のうち、そして１ヶ月で何時間ルーティン作業に携わったか。
これは作業効率、ひいては収益アップを目指すためにを把握すべき
数字です。
そして作業に予想外に時間がかかってしまった！ということが
ないよう予防策を講じるべきです。
この両方の目的を達成するために、タイマーを活用すること
をお勧めします。
セットする時間は一つの作業につき1時間もしくは2時間。
それ以上は経験上、意味がありません。「時間がある」と
認識してしまうからです。
２時間までの時間枠だと、タイマーをセットするだけで
「時間内にやらなくちゃ」という気持ちが働きます。
これによって予想以上にテキパキ動けるようになるものです。
そして1ヶ月の全労働時間とルーティン作業時間数を把握して
ください。作業効率化するためには現状を時間という単位で
把握する必要があるからです。
それを毎月ウォッチすることで効率化対策を立てることができます。
誰でも持っているスマホのタイマー。それを使いこなすことで
効率が格段に高まります。
というわけで、タイトルに書いたような、知的作業とルーティン作業の
「理想的」割合をお伝えするものでは実はありませんでした。
この割合に「一般的」はないのです。業種や規模、サービス内容、
集中力などによっても違ってきます。
やっぱりご自身が「自分がやる自分のビジネスにとっての理想割合」
を分かること。これが一番なことだと思っています。頑張りましょう！
ではまた
赤羽 まこと
＜無料動画＞
収益に結びつく自分ブランド構築のための無料動画提供中！
https://laconsultingpartners.com/lp/sodan/